Maksud penyusunan buku ini tidak lain untuk memenuhi kebutuhan bahan bacaan bagi para adminstrator, record manager, mahasiswa yang sedang mempelajari ilmu administrasi dan khususnya ilmu kearsipan, serta pengelola kearsipan pada lingkungan instansi pemerintah maupun swasta.
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh setiap kantor. Arsip yang teratur dan tertib akan angat menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian informasi serta dapat membantu semua pihak dalam rangka melancarkan penyelesaian tugas guna mencapai tujuan yang telah ditentukan